Ngày nay, chữ ký số đang được sử dụng phổ biến và rộng rãi trong tất cả các giao dịch điện tử . Nó giúp việc trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các doanh nghiệp được nhanh chóng, thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và tính bảo mật cao. Vậy, doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh không? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau:
1. Khái niệm
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách mã hóa, các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp. Chữ ký số doanh nghiệp tương đương và có thể thay thế chữ ký và dấu doanh nghiệp, dấu chức danh của người đại diện theo pháp luật khi thực hiện giao dịch điện tử qua mạng internet.
Hồ sơ đăng ký
- Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
- Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu)
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?
Hiện nay, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số và hoàn toàn có quyền lựa chọn việc sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: “Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”. Tuy nhiên, trong thực tế, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số trong 1 số trường hợp đã được quy định trong các văn bản thuộc hệ thống pháp luật. Cụ thể các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Khi sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa và dịch vụ.
Tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành:
Một hóa đơn điện tử cần phải có “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán”.
Như vậy, theo quy định hóa đơn điện tử phải được ký bởi chữ ký số mới có đủ tính pháp lý và mới được công nhận là hợp pháp trước pháp luật. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý của hóa đơn điện tử.
Trường hợp 2: Khi kê khai và nộp thuế
– Căn cứ theo công văn số 16132/BTC-TCT, các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc phải tiến hành giao dịch với cơ quan quản lý thuế bằng giao dịch điện tử từ năm 2015
– Khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP cũng quy định: “Người nộp thuế là tổ chức kinh doanh sử dụng các dịch vụ điện tử do cơ quan thuế cung cấp (đăng ký thuế, khai, nộp thuế, tra cứu và gửi thông tin về thuế), trừ trường hợp đặc biệt theo quy định của Bộ Tài chính”.
– Theo Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14 đã quy định: “Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật”.
Cùng với việc chuyển đổi từ nộp thuế trực tiếp bằng tiền mặt sang nộp thuế bằng phương tiện điện tử, doanh nghiệp cũng bắt buộc phải sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký viết tay khi thực hiện giao dịch với các cơ quan quản lý thuế hiện nay.
Trường hợp 3: Kê khai bảo hiểm xã hội
Tại Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH đã quy định:
“1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.
2. Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử”.
Từ quy định trên, có thể thấy hiện nay cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp đã bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi kê khai BHXH trực tuyến.
Một số nhà cung cấp chữ ký số uy tín
Một số nhà cung cấp chữ ký số uy tín trên thị trường:
1.Viettel-CA
2. FPT-CA
3. VNPT-CA
4. Vin-CA
5. Easy-CA
6. NC-CA
Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp những thông tin bổ ích cho Quý khách hàng. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nếu bạn vừa thành lập doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số với giá tốt nhất qua số Hotline: 𝟎𝟗𝟑𝟒.𝟕𝟖𝟔.𝟏𝟑𝟒 (Ms. Hoài)
————————————————————————————————–
Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được chia sẻ và tư vấn nhiều hơn
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN ĐẦU XUÂN ĐỨC
[A] 40 Cù Chính Lan, Quận Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng
[W] https://ketoandc.com/
[E] dauxuanduc@ketoandc.com
[M] 0935 786 134
