Lưu ý khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin trong hồ sơ thay đổi đăng ký giấy phép kinh doanh cần thực hiện thủ tục thay đổi tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Cùng DC tìm hiểu qua những lưu ý khi thay đổi đăng ký giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp ngay bài viết dưới đây.

Khi thay đổi tên doanh nghiệp

Lưu ý về tên mới của doanh nghiệp

• Tên mới của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
• Doanh nghiệp thay đổi tên cần chú ý đến việc thiết kế lại nhãn hiệu, đăng ký nhãn hiệu và thiết kế lại bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó khi lựa chọn tên mới cần thực hiện đồng thời tra cứu và đăng ký nhãn hiệu mới.

Các thủ tục phải thực hiện sau thay đổi tên công ty

• Khắc lại con dấu pháp nhân;
• Thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận hoạt động của địa điểm, chi nhánh, Văn phòng đại diện.
• Thông tin chữ ký số; hóa đơn;
• Thông tin đăng ký tài khoản ngân hàng;
• Các hợp đồng, văn bản với đối tác;
• Các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh: Giấy phép lữ hành, Giấy phép kinh doanh, Giấy phép vận tải, Văn bằng nhãn hiệu,…
• Làm lại biển công ty và treo tại địa chỉ trụ.

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Lưu ý lựa chọn trụ sở chính

• Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định cụ thể, rõ ràng để có thể liên lạc qua dịch vụ bưu chính. Trong trường hợp không thể liên lạc được với doanh nghiệp bằng trụ sở chính, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế.
• Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt tại chung cư có chức năng để ở. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp không cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp đặt tại căn hộ nhà chung cư không có chức năng thương mại bởi vì những căn hộ này không có chức năng kinh doanh.
• Nếu doanh nghiệp muốn chuyển trụ sở chính khác quận phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuếtại chi Cục thuế hiện tại. Sau khi có kết quả xác nhận nghĩa vụ thuế của chi Cục thuế cũ, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Sau khi thay đổi trụ sở chính cần thực hiện các thủ tục

• Thông báo về sự thay đổi với các cơ quan, đối tác liên quan để ghi nhận địa chỉ mới nhằm thống nhất sử dụng địa chỉ trong chứng từ giao dịch, đặc biệt là hóa đơn chứng từ thuế, sao kê ngân hàng;
• Thay đổi thông tin trên hóa đơn;
• Thay đổi thông tin địa chỉ trên giấy chứng nhận hoạt động của địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Thay đổi thông tin địa chỉ trên các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh.
• Làm lại biển công ty và treo tại địa chỉ trụ sở mới.

Khi thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh

Thay đổi ngành nghề kinh doanh là việc mở rộng hoặc thu hẹp lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn thay đổi nghề kinh doanh đã đăng ký bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi trong hồ sơ đăng ký kinh doanh với Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư để được cấp Giấy xác nhận thay đổi thể hiện danh mục ngành nghề mới.

Bởi vậy, doanh nghiệp cần biết được ngành nghề kinh doanh nào không bị cấm, ngành nghề nào là ngành kinh doanh có điều kiện hoặc ngành nghề nào là ngành kinh doanh không có điều kiện để tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi theo đúng pháp luật và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Khi thay đổi, tăng giảm vốn điều lệ doanh nghiệp

• Theo Luật Doanh nghiệp 2020 các doanh nghiệp được giảm vốn khi đáp ứng điều kiện và chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm đang sở hữu. Ngoài ra, các doanh nghiệp được phép tăng vốn theo nhu cầu và phải thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệptrong thời hạn 10 ngày kể từ ngày góp vốn.
• Khi tăng hay giảm vốn điều lệ doanh nghiệp cần dựa vào cả yếu tố ngành nghề kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Bởi điều này liên quan đến mức vốn pháp định đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu mức vốn tối thiểu. Ngoài ra, khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp lưu ý thủ tục góp vốn bằng chuyển khoản nếu thành viên, cổ đông công ty là pháp nhân, đối với cá nhân nếu có thể thực hiện góp vốn qua tài khoản càng tốt nhưng không bắt buộc.
• Đặc biệt lưu ý tính chịu trách nhiệm của chủ sở hữu vốn góp, mức thuế môn bài. Trong trường hợp việc tăng mức vốn điều lệ làm tăng nghĩa vụ thuế môn bài của doanh nghiệp thì năm kế tiếp doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bàivà nộp thuế môn bài theo mức vốn mới.
• Mức thuế môn bài áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp cả Việt Nam và có vốn nước ngoài như sau:
• Mức thuế môn bài thấp nhất là 2.000.000 đồng/năm áp dụng nếu doanh nghiệp đăng ký mức vốn điều lệ từ dưới 10 tỷ đồng. Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở lên nộp thuế môn bài là 3.000.0000 đồng/năm.

Khi thay đổi cơ cấu vốn góp, cơ cấu thành viên doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng, thu hẹp quy mô hoạt động hoặc khi thành viên mong muốn góp thêm hoặc giảm vốn thì cần thay đổi cơ cấu vốn góp. Cần lưu ý vấn đề sở hữu vốn tối thiểu để trở thành người đại diện pháp luật hoặc trường hợp tăng thêm thành viên góp vốn thì phải chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Lưu ý khi chuyển nhượng vốn, cổ phần

Khi doanh nghiệp chuyển nhượng sẽ phát sinh liên quan đến việc kê khai thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng vốn và nghĩa vụ nộp thuế nếu phát sinh số tiền thuế phải nộp.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Lưu ý các vấn đề liên quan đến người đại diện theo pháp luật

• Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp.
• Cá nhân từng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản thì cũng không được làm người đại diện pháp luật mới cho công ty.
• Người đại diện là người đi thuê công ty cần lưu giữ Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm với người đại diện mới.
• Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp.
• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật cần lưu ý việc thay đổi đăng ký thông tin chủ tài khoản ngân hàng, thông báo việc thay đổi cho đối tác và cơ quan bảo hiểm.
• Đối với doanh nghiệp có giấy phép con liên quan đến thông tin người đại diện thì phỉ làm thủ tục thay đổi cho phù hợp với thông tin người đại diện mới.
• Khi thay đổi người đại diện có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.

Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi đăng ký kinh doanh

1. Thay đổi đăng ký kinh doanh cần chuẩn bị gì?

Tùy theo nội dung thay đổi mà doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi theo các mục. Vì vậy, để chuần bị hồ sơ DC Accounting & Tax sẽ hỗ trợ quý Anh/Chị một cách nhanh chóng, thuận lợi và tiết kiệm nhất.

2. Được thay đổi nhiều nội dung trong một lần thay đổi đăng ký kinh doanh không?

Theo quy định pháp luật doanh nghiệp, công ty được thay đổi nhiều nội dung trong một hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh.

3. Thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh mất thời gian bao lâu?

Theo quy định luật doanh nghiệp, thời gian xử lý hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc sau ngày nhận hồ sơ thay đổi.

4. Khi thay đổi đăng ký kinh doanh có phải quyết toán thuế và phát hành lại hóa đơn VAT không?

• Khi thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận nhưng không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế.
• Khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi thì không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế trước khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
• Khi doanh nghiệp thay đổi tên công ty, thay đổi địa chỉ trụ sở cần liên hệ với cơ quan thuế để thay đổi thông tin của công ty trên hóa đơn đã phát hành.

5. Công ty cần khắc lại con dấu trong trường hợp nào?

• Thay đổi tên công ty;
• Thay đổi loại hình doanh nghiệp;

Trường hợp thay đổi trụ sở khác quận, tỉnh của công ty: Tuy không thuộc trường hợp bắt buộc đổi dấu nhưng để thống nhất với quận/tỉnh mới doanh nghiệp nên cấp đổi con dấu nếu con dấu cũ có thể hiện quận/ tỉnh cũ.